L'opération de recrutement
Il
convient d'entendre par opérations de recrutement
" tout recrutement opéré par un intermédiaire choisi par
un employeur afin de l'assister dans le choix d'une personne extérieure
pour un poste à pourvoir, ainsi que tout recrutement opéré
directement par un employeur partie prenante dans le choix d’une
personne extérieure pour un poste à pourvoir " (Délibération n° 02-017 du 21 mars 2002 portant adoption
d'une recommandation relative à la collecte et au traitement
d'informations nominatives lors d'opérations de recrutement )
Obligation de confidentialité des chargés de recrutement
Les
personnes chargées du recrutement sont tenues de s'engager vis-à-vis
des candidats à prendre toutes précautions utiles afin de préserver
la sécurité et la confidentialité des informations, quels que soient
les tests, méthodes ou techniques utilisées. Cette obligation de
confidentialité s’oppose à ce que des tiers à la procédure de
recrutement puissent avoir directement ou indirectement connaissance
d'informations recueillies à l'occasion d'une procédure de
recrutement, sauf accord préalable des intéressés. Elle n’est pas
opposable aux candidats ( articles 29 et 45, de la loi du 6 janvier 1978
et L 121-7 du code du travail ).
Prohibition des profils automatiques :
Aucune
décision de sélection de candidature impliquant une appréciation sur
un comportement humain ne peut avoir pour seul fondement un traitement
informatisé donnant une définition du profil ou de la personnalité du
candidat.
Une candidature ne peut être
exclue sur le seul fondement de méthodes et techniques automatisées
d’aide au recrutement et doit faire l'objet d'une appréciation
humaine.
La CNIL recommande que les outils d'évaluation automatisés à distance
excluant toute appréciation humaine sur la candidature soient proscrits.
Collecte d'informations
Au
cours d’un recrutement ne peuvent être collectées que les informations respectant la réglementation relative à la vie privée
, conformément à la réglementation en vigueur :
-
article 1er de la loi du 6 janvier 1978 : "L'informatique doit être
au service de chaque citoyen.(… ) Elle ne doit porter atteinte ni à
l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni
aux libertés individuelles ou publiques".
- article 9 du code civil : "Chacun a droit au respect de sa vie
privée".
- article L 120-2 du code du travail : “Nul ne peut apporter aux
droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de
restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche
à accomplir ni proportionnées au but recherché.”
- article L 121-6 du code du travail : “Les informations demandées
sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent
avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper
l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Les informations
doivent présenter un lien direct est nécessaire avec l’emploi proposé
ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat à
un emploi (...) est tenu d’y répondre de bonne foi.”
La
collecte de références auprès
de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques,
collègues, maîtres de stages, clients fournisseurs … ) n'est pas
contraire aux dispositions de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 dès
lors qu'elle n'est pas faite à l'insu du candidat. Par contre, la
collecte du nom et de l'adresse de références personnelles aux fins de
diligenter une enquête dite "de moralité" serait excessive
et contraire à la loi.
Collecte frauduleuse
La
collecte de données, par tout
moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite (l'article 25
de la loi du 6 janvier 1978 ). En conséquence, sont considérés comme
illicites :
·
l'utilisation d'annonces qui ne correspondrait pas à un
poste à pourvoir, mais aurait pour seul objet de constituer un fichier
de candidatures.
·
le fait, par une personne chargée du recrutement, de
porter à la connaissance d'un employeur la candidature de l'un de ses
salariés sans l'accord exprès de celui-ci.
Collecte illicite
Il
est interdit de collecter et de conserver ( article 31 de la loi du 6
janvier 1978 et de l'article 6 de la convention 108 du Conseil de
l'Europe) , sauf accord exprès du candidat, des données
nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les
origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou
religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives
à la santé ou à la vie sexuelle des personnes.
L'accord exprès exigé par la loi qui doit être recueilli par écrit
ne saurait, à lui seul, justifier la collecte de telles données si ces
dernières sont dépourvues de lien direct et nécessaire avec l'emploi
proposé. Aussi de telles
informations ne peuvent-elles être collectées, sous réserve des
interdictions légales, que lorsqu'elles sont justifiées par la spécificité
du poste à pourvoir.
Pour
la CNIL , la collecte des informations suivantes est illicite :
·
date d’entrée en France ;
·
date de naturalisation ;
·
modalités d’acquisition de la nationalité française ;
·
nationalité d’origine ;
·
numéros d’immatriculation ou d’affiliation aux régimes
de sécurité sociale ;
·
détail de la situation militaire : sous la fome
"objecteur de conscience, ajourné, réformé, motifs d’exemption
ou de réformation, arme, grade" ; adresse précédente ;
·
entourage familial du candidat (nom, prénom, nationalité,
profession et employeur du conjoint ainsi que nom, prénom, nationalité,
profession, employeur, des parents, des beaux-parents, des frères et sœurs
et des enfants) état de santé ; taille ; poids ; vue ; conditions de
logement (propriétaire ou locataire); vie associative ; domiciliation
bancaire ; emprunts souscrits.
Durée de conservation :
Les
informations ne doivent pas être conservées sous une forme nominative
au-delà de la durée prévue à la déclaration, à moins que leur
conservation ne soit autorisée par la Commission.
La CNIL recommande que le candidat
ayant fait l'objet d'une procédure de recrutement, que cette dernière
ait abouti ou non, soit informé de la durée pendant laquelle les
informations le concernant seront conservées et du droit dont il
dispose d'en demander, à tout moment, la suppression. En tout état
de cause, la durée de conservation des informations ne devrait pas
excéder deux ans après
le dernier contact avec la personne concernée.
Ces recommandations sont applicables quelle que soit la forme sous
laquelle les informations relatives aux candidats sont conservées,
qu’il s’agisse de traitements automatisés d'informations
nominatives ou de fichiers manuels ou mécanographiques.
Droit à l'information
des postulants à un emploi
Les
personnes auprès desquelles sont recueillies des informations
nominatives doivent être informées :
-
du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ;
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
- de l'existence d'un droit d'accès et de rectification.
Lorsque
de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires,
ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions. De plus, le
candidat à un emploi doit être
informé de l'identité du responsable du traitement ainsi que les finalités du
traitement auquel les données sont destinées (article 10 de la
directive 95-46 du 24 octobre 1995 ).
Toute personne a le droit de
s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations
nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement (article 27 de
la loi du 6 janvier 1978).
En
conséquence la CNIL recommande aux chargés de recrutement :
-
de prendre toutes les dispositions nécessaires pour informer le candidat, dans un délai raisonnable, de l’issue donnée
à sa candidature, de la durée de conservation des informations le
concernant ainsi que de la possibilité de demander la restitution ou la
destruction de ces informations.
- d'informer les personnes dont les coordonnées sont enregistrées dans
un fichier de candidats potentiels utilisé dans le cadre d’une
activité par approche directe des dispositions de l’article 27 de la
loi du 6 janvier 1978, au plus
tard lors du premier contact.
- de recueillir l'accord du
candidat préalablement à la transmission des informations
nominatives à l'employeur, si
l'identité de l'employeur n'a pas été précisée lors de l'offre de
poste.
- d'informer dans le cas de collecte d’informations nominatives par le
biais de connexions à distance, le candidat à l’emploi de
la forme, nominative ou non, sous laquelle les informations le concernant
seront éventuellement diffusées en ligne ou transmises aux employeurs.
Le candidat doit également être préalablement informé de toute éventuelle
cession d'informations avec d'autres organismes chargés de recrutement
et être en mesure de s'y opposer. Les informations collectées ne
peuvent être utilisées que pour la proposition d'emploi à l'exclusion
de toute autre finalité, notamment de prospection commerciale.
Information sur les méthodes d'aide au recrutement :
Selon
l’article L 121-7 du code du travail “le
candidat à un emploi est expressément informé,
préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques
d’aide au recrutement utilisées
à son égard. (...) Les résultats obtenus doivent rester
confidentiels. Les méthodes et techniques
d’aide au recrutement ou d’évaluation des salariés et des
candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité
poursuivie.” La CNIL recommande que l’information concernant les
méthodes d’aide au recrutement employées soit dispensée préalablement
par écrit sous une forme individuelle ou collective.
Droit d'accès et de rectification :
Tout
candidat peut obtenir communication des informations le concernant
(articles 34 et suivants, 45 de la loi du 6 janvier 1978, et L 121-7 du
code du travail ). En cas de contestation portant sur l'exactitude des
informations, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel
est exercé le droit d'accès sauf lorsqu'il est établi que les
informations contestées ont été communiquées par la personne concernée
ou avec son accord.
La
CNIL recommande que tout candidat soit clairement informé des modalités
d'exercice du droit d'accès et puisse obtenir sur sa demande toutes les
informations le concernant y compris les résultats des analyses et des
tests ou évaluations professionnelles éventuellement pratiqués.
Le
droit d'accès s'applique aux informations collectées directement auprès
du candidat, aux informations éventuellement collectées auprès de
tiers ainsi qu'aux informations issues des méthodes et techniques
d’aide au recrutement.La communication des informations contenues dans
la fiche du candidat soit effectuée par écrit, la communication des résultats
des tests ou évaluations devant être faite par tout moyen approprié
au regard de la nature de l'outil utilisé.
Sanctions
Les
traitements automatisés d'informations nominatives effectués par les
personnes chargées du recrutement doivent,préalablement à leur mise
en oeuvre, faire l'objet respectivement d'une demande d'avis ou d'une déclaration
ordinaire auprès de la Commission nationale de 'informatique
et des libertés, l'omission de ces formalités préalables étant
passible des sanctions prévues aux articles 226-16 à 226-24 du code pénal.
