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Déclaration unique
d'embauche |
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Depuis le 6 avril 1998 (Décret 98-252 du 1er avril 1998, JO du 4, p.
5250.) , l’utilisation de la déclaration unique d’embauche (DUE)
est devenue obligatoire. Tous les employeurs embauchant un salarié
relevant du régime général de la sécurité sociale ou du régime des
salariés agricoles doivent utiliser la DUE, à l’exception des
particuliers employant des salariés relevant du régime général à
leur service ou encore des employeurs autorisés à recourir à une
formule déclarative spécifique en application de dispositions
particulières.
La
déclaration unique d'embauche : un regroupement de déclarations
La déclaration unique d’embauche permet le
regroupement, sur un support unique, de diverses déclarations
devant, le cas échéant, être opérées par un employeur lors de
l’embauche.
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| Les 10 formalités |
Les partenaires concernés
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Les délais déclaratifs actuels
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| 1 |
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour
tout employeur qui envisage de recruter un salarié (art. L 320 du code du
travail).
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URSSAF
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Avant l’embauche et au plus tôt 8 jours
avant l’embauche. |
| 2 |
La déclaration d’une 1ère embauche dans un établisse-ment
(liasse CFE "PMF5 ") - (art. R 243-2 du code de la sécurité
sociale).
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Les partenaires CFF (URSSAF, DDTEFP, CRAM, ASSEDIC,
INSEE, Services fiscaux...)
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Dans les 8 jours suivant l’embauche.
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| 3 |
La demande d’immatriculation au régime général de
la sécurité sociale (art. R 3 12-4 du code de la sécurité sociale).
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CRAM, CPAM, INSEE
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Dans les 8 jours suivant l’embauche.
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| 4 |
La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
(art. R 35 1-2 du code du travail),
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ASSEDIC
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Dans les 2 mois de l’embauche du premier
salarié. |
| 5 |
La demande d’adhésion à un service de médecine du
travail (art. R 241 - I du code du travail).
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Service de médecine du travail
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Dés l’embauche du premier salarié.
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| 6 |
La déclaration d’embauche du salarié auprès du
service de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire
(art. R 241-48 du code du travail),
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Service de médecine du travail |
Avant l’embauche (obligatoirement dans
certains cas) ou au plus tard avant expiration de la période d’essai. |
| 7 |
La demande d’exonération des cotisations patronales
pour l’embauche d’un 1er salarié (loi 89-18 du 13.1.89 modifiée).
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URSSAF, DDTEFP |
Au plus tard lors de la déclaration des
cotisations afférentes à la rémunération du mois d’embauche. |
| 8 |
La demande d’exonération des cotisations patronales
pour l’embauche d’un salarié à temps partiel (art. L 322-12 - 1er alinéa
du code du travail).
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URSSAF, DDTEFP
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Dans les 30 jours de l’embauche du salarié
à temps partiel. |
| 9 |
L’intention de conclure une convention de contrat
initia-tive emploi (CIE) [contrat d’accès à l’emploi (CAF) dans les
DOM].
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Agence locale pour l’emploi
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Obligation de signer une convention avec l’ANPE
avant l’embauche ou au plus tard i mois après l’embauche (décret
95-925 du 19.8.95 modifié). |
| 10 |
La liste des salariés embauchés pour le préétablissement
de la DADS.
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CRAM
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Au moins une fois par an, et au plus tard début
octobre. |
La déclaration unique d’embauche permet le
regroupement, sur un support unique, de diverses déclarations
devant, le cas échéant, être opérées par un employeur lors de
l’embauche.
-
la déclaration nominative préalable à
l’embauche ( DPAE -c. trav. art. L. 320 et R. 320-1) auprès de
l’URSSAF ou de la caisse de la MSA;
-
la demande d’immatriculation de l’employeur à
l’URSSAF lors d’une première embauche (c. séc. soc. art.R.
243-2); On peut noter la disparition de la déclaration à l’URSSAF
pour les embauches d’un deuxième et d’un troisième salarié et
de la demande à l’ANPE en vue de l’octroi de l’aide au
premier emploi des jeunes.
-
la demande d’immatriculation du salarié au régime
général de la sécurité sociale ( ou au régime des salariés
agricoles) lorsque cette immatriculation n’a pas encore été
faite. L’article R. 312-4 du code de la sécurité sociale impose
l’accomplissement de cette formalité dans les 8 jours de
l’embauche ( pour les salariés agricoles: décret du 21 septembre
1950, art. 1er );
-
la demande d’affiliation de l’entreprise à
l’assurance chômage lors d’une première embauche ( c. trav.
art. R. 351-2);
-
une déclaration permettant d’identifier le
service médical interentreprises qui procédera au suivi médical
du salarié ( renvoi à c. trav. art. R. 241-1, 2 al.). Cette déclaration
concerne uniquement les salariés non agricoles;
-
la demande de visite médicale d’embauche (renvoi
à c. trav. art. R. 241-48 pour les salariés non agricoles et au décret
82-397 du ll mai 1982, art. 30 pour les salariés agricoles);
-
la déclaration à l’URSSAF de l’embauche d’un
premier salarié en vue de l’exonération des cotisations
patronales de sécurité sociale (loi 89-18 du 13 janvier 1989, art.
6-2 - disposition applicable, pour l’instant, jusqu’au 31 décembre
1998);
-
la demande d’abattement de cotisations patronales
lié à l’embauche d’un salarié sous contrat à durée indéterminée
à temps partiel (c. trav. art. L. 322-12, al. ler) En revanche,
l’employeur doit envoyer la copie du contrat de travail à la DDTE
(cire. CDE 98-1 du 7 janvier 1998)
-
la demande de conclusion d'un d'une convention de
Contrat Initiative Emploi ( CIE ), ou contrat d'accès à l'emploi (
CAE ) dans les départements d'Outre-mer.
-
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement
de la Déclaration annuelle des données sociales ( DADS ) sur
support papier .
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On peut remarquer la disparition dans la liste de
l’information de L’ANPE en cas d’embauche d’un chômeur. En effet,
l’ANPE sera désormais avisée par l’URSSAF ou par la caisse de la MSA
et non plus par l’employeur lui-même (c. trav. art. R. 320-1-1 modifié).
Par ailleurs — mais il s’agit d’une faculté —
l’employeur peut aussi effectuer au moyen de la déclaration unique
d’embauche :
-
la déclaration destinée à l’affiliation des
salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de
prévoyance visées à l’article 1050 du code rural;
-
la déclaration d’embauche d’un travailleur
temporaire (c. trav. art. L. 124-1). Il permet aux ETT recrutant un
salarié intérimaire de réaliser les seules formalités les
concernant. A noter qu’il existe un imprimé spécifique à cet égard.
Toutefois, pour cette dernière catégorie d’embauches,
l’inscription sur la DUE sera ultérieurement rendue obligatoire. La
date de cette obligation sera fixée par voie réglementaire.
Transmission de la déclaration unique
La déclaration unique doit être adressée à l’URSSAF
dans le ressort de laquelle est situé l’établissement devant employer
le futur salarié (à la caisse de la MSA du lieu de travail de l’intéressé,
s’il s’agit d’un salarié agricole). Il est toutefois précisé que
les dispositions de l’article R. 320-3 du code du travail, relatives au
délai et aux modalités d’envoi de la déclaration nominative préalable
à l’embauche, demeurent applicables .La déclaration unique
d’embauche peut être transmise à l’URSSAF (ou à la caisse de la
MSA) :
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soit par télématique (ou éventuellement par échange
de données informatisées); |
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soit par l’envoi (postal ou télécopié) d’un
formulaire daté et signé par l’employeur;ce formulaire doit être
conforme à un modèle fixé par arrêté. |
En tout état de cause, l’indisponibilité de l’un de
ces moyens ne dispense pas L’employeur de son obligation de déclaration.
Emploi de la télématique (serveur ‘3614 EMBAUCHE suivi
du numéro du département où est situé l’établissement employeur ):
L'emploi de la télématique permet de ne fournir
initialement à l’URSSAF ou à la caisse de la MSA que les informations
relatives à la déclaration préalable à l’embauche (au plus tard,
juste avant cette dernière) puis de procéder ensuite par ajouts
successifs pour l’envoi des autres éléments de la déclaration, au fur
et à mesure que les informations sont connues de l’employeur, mais dans
Le cadre des délais légaux ou réglementaires applicables, soit en
principe dans les 8 jours (dans les 30 jours pour la demande
d’abattement au titre de l’embauche d’un salarié à temps partiel);
Utilisation du formulaire :
L'employeur doit remplir si possible en une seule fois le
formulaire et le faire parvenir à L’URSSAF ou à la caisse de la
MSA avant l’embauche effective (si tous les éléments ne sont pas
connus de l’employeur avant L’embauche, procéder comme expliqué
ci-dessus).
Force obligatoire de la déclaration unique d'embauche
Dès lors qu’elle est régulière et complète, la déclaration
unique adressée à l’URSSAF ou à la caisse de la MSA vaut déclaration
ou demande auprès de I’administration, du service, de l’organisme ou
de l’institution qui en est le destinataire final.
L’URSSAF ou la caisse de la MSA communique ensuite à
chaque administration, service, organisme ou institution concerné les déclarations
ou demandes dont ils sont les destinataires .Les modalités de cette
communication sont fixées par conventions bilatérales conclues entre
l’ACOSS ou la caisse centrale de la MSA et les organismes destinataires
des données contenues dans la DUE (ou leur autorité de tutelle: le
ministère du Travail, par exemple). Ces conventions bilatérales font
l’objet d’une homologation (sauf lorsqu’elles sont conclues par le
ministre du Travail). L’URSSAF ou la caisse de la MSA conservent les
données portées sur la déclaration unique pendant 6 mois minimum à
compter de la date de leur réception. (Décret 98-252 du 1er avril 1998,
JO du 4, p. 5250.)
L’employeur doit signaler tout salarié pour une visite
médicale d’embouche au plus tard avant l’expiration de la période
d’essai qui suit l'embauche. Pour les salariés soumis à surveillance
spéciale, la visite médicale d’embauche doit être effectuée avant la
prise de fonction. La liste des travaux pour lesquels le salarié
nouvellement embauché doit bénéficier d’une visite médicale préalablement
à l’exposition aux risques peut être obtenue auprès de la DDTEFP.
Tout établissement employeur doit être inscrit à un
service de médecine du travail pour l’ensemble de ses salariés. Trois
possibilités existent :
- service de médecine du travail intégré à l' entreprise,
- service médical inter-entreprises,
Si l' entreprise n’adhère pas encore à un service médical, une
liste des services de médecine du travail compétents, en fonction de la
localisation géographique ou de la catégorie professionnelle, peut être
obtenue auprès de chaque direction départementale du travail, de
l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP);
Tout employeur est tenu de déclarer, dans les 8 jours qui
suivent la date d’embauche, toute personne non immatriculée au régime
général de la Sécurité sociale, salariée ou travaillant pour le
compte de l’employeur à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit.
Les renseignements concernant l’état civil du travailleur doivent être
rigoureusement conformes à un document officiel d’identité : extrait
d’acte de naissance, livret de famille, carte nationale d’identité,
titre de séjour, etc.
Cas particuliers
Travailleur né hors de France métropolitaine, hors départements
d’outre-mer (Guyane, Guadeloupe, Martinique, Réunion), ou hors de la
collectivité territoriale de Saint-Pierre et Miquelon
Dans ce cas, qu’il soit de nationalité française ou étrangère,
la caisse primaire d’assurance maladie demandera au salarié une pièce
d’état civil ou sa photocopie, ou tout autre document officiel
d’identité comportant, dans toute la mesure du possible, la filiation de
l’intéressé. Pour les ressortissants marocains ou portugais, ce document
sera obligatoirement un extrait d’acte de naissance.
Ressortissants de l’Espace Economique Européen
(E.E.E.)
Les pays membres de l’E.E.E. sont la France,
l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, le Danemark, l’Espagne, la
Finlande, la Grèce, l’Irlande, l’Islande, l’Italie, le Liechtenstein,
le Luxembourg, la Norvège, les Pays-Bas, le Portugal, la Grande-Bretagne et
la Suède. Leurs ressortissants ne sont pas soumis à une autorisation de séjour
et de travail. Il est important pour les ressortissants de l’E.E.E. de préciser
sur l’imprimé leur nationalité.
Autres travailleurs de nationalité étrangère
Il convient de vérifier, avant l’embauche, que le
travailleur est autorisé à exercer une activité professionnelle salariée
et lui demander de produire, selon sa nationalité, le titre de séjour ou
(et) de travail dont il est titulaire pour l’exercice d’une profession
salariée en France, principalement : carte de résident, carte de séjour
temporaire portant la mention "salarié", certificat de résidence
de ressortissant algérien (portant la mention "salarié" lorsque
sa durée n’est pas supérieure à un an), autorisation provisoire de
travail, etc.).
Sont concernés :
Les travailleurs indépendants inscrits à ce titre auprès
de L’URSSAF, les gérants de SARL qui ne possèdent pas plus de la moitié
du capital social de la SARL et ne bénéficient pas de cette exonération
à un autre titre, les groupements d’employeurs visés à l’article L
127.1 du code du travail dont Les adhérents sont exclusivement artisans,
les mutuelles régies par le code de la mutualité, toutes les associations
(loi 1901 ou 1908), agréées par la préfecture.
Sont donc exclues, notamment, les Sociétés Anonymes.
Le contrat de travail
La personne embauchée doit disposer d’un contrat à durée
indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée, d’au moins 12
mois, conclu dans Le cadre d’un accroissement temporaire de l’activité
de l’entreprise prévu à l’article L 122-1.1.20 du code du travail. Le
contrat peut être à temps complet ou à temps partiel. Quand le chef
d'entreprise a exercé son activité avec un ou plusieurs salarié(s) pour
une durée inférieure à 200 heures, l’embauche doit impérativement
intervenir sur un contrat à temps complet.
L'activité professionnelle doit avoir été exercée
pendant Les 12 mois qui précédent l’embauche, ou depuis la date de début
d’activité, si l'activité est exercée depuis moins de 12 mois est :
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sans salarié, a l’exclusion : |
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du conjoint ou concubin, des personnes fiscalement à
charge, des employés de maison et des assistantes maternelles du
travailleur indépendant, du gérant, du président de l’association
ou du directeur de la mutuelle, |
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d’un seul titulaire d’un contrat
d’apprentissage, d’adaptation, d’orientation ou de
qualification, |
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de stagiaire(s) de la formation professionnelle, |
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de titulaire(s) de contrats emploi solidarité (pour
les associations, mutuelles et groupements d’employeurs), |
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du gérant assujetti comme salarié au régime général, |
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ou avec un ou plusieurs salariés occupé(s)
globalement pendant moins de 200 heures. |
Les employeurs concernés :
|
les entreprises industrielles, artisanales et
commerciales, |
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les professions libérales, les sociétés civiles, Les
syndicats professionnels, Les associations, les syndicats de copropriété, |
|
les établissements publics industriels et commerciaux,
Les sociétés d’économie mixte, les entreprises nationales, |
|
les chambres de commerce et d’industrie pour leurs
salariés non statutaires des services à caractère industriel et
commercial, |
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les chambres des métiers pour leurs salariés non
statutaires qui procèdent à des embauches sous contrat de travail à
durée indéterminée à temps partiel. |
Les salariés concernés
Une exonération est possible pour tous les salariés, y
compris :
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le conjoint, le concubin ou les membres de La famille du
chef d’entreprise, |
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les gérants minoritaires de sociétés, reconnus comme
salariés par le régime d’assurance chômage. |
Attention !
|
le même salarié ne peut pas ouvrir droit simultanément
au bénéfice de plusieurs abattements temps partiel, |
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l’embauche ne peut résulter du licenciement d’un
salarié sous contrat à durée indéterminée à temps complet ou à
temps partiel, ou entraîner un tel licenciement, |
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le salarié ne doit pas avoir travaillé chez le même
employeur dans Les 3 mois précédant l’embauche, sauf si celle-ci
intervient à l’issue d’un contrat à durée déterminée arrivé à
terme ou d’un contrat emploi solidarité arrivé ou non à terme, |
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sont exclues les personnes dont les horaires de travail
ne sont pas vérifiables. |
Le contrat de travail
Le contrat doit être écrit et à durée indéterminée. Il
doit comporter une durée du travail comprise :
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sur la semaine entre 16 heures (heures complémentaires
non comprises) et 32 heures (heures complémentaires prévues au contrat
comprises même si elles ne sont pas effectuées), |
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sur le mois entre 68 heures (heures complémentaires non
comprises) et 136 heures (heures complémentaires comprises même si
elles ne sont pas effectuées), |
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sur L’année entre I/5 et 4/5 de la durée normale du
travail à temps complet. |
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Adresser à la DDTEFP, dans les 30 jours, une copie du
contrat de travail. Le respect de cette obligation est nécessaire à
l’instruction de votre demande; en cas de refus, une décision est
notifiée. |
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Adresser à La DDTEFP une demande écrite
d’autorisation préalable en cas de Licenciement économique dans
les 6 derniers mois. défaut, le bénéfice de L’abattement est
refusé. |
Afin de faciliter l’embauche de personnes rencontrant des
difficultés d’insertion, l’ANPE peut conclure avec les entreprises des
contrats initiative emploi (dans les DOM, des contrats d’accès à
l’emploi) qui ouvrent droit en contrepartie à une exonération patronale
de charges sociales et dans certains cas à une prime. En aucun cas
l’embauche d’un salarié en CIE (ou en CAE) ne saurait être une simple
formalité, elle nécessite la signature d’une convention entre
l’employeur et î’ANPE.
La déclaration unique d’embauche permet d’exprimer le
souhait de conclure un tel contrat.
Dès réception de la déclaration, l'agence locale de
l'emploi prend contact avec l'employeur qui a coché la case "Je
souhaite conclure une convention de contrat initiative emploi (pour les DOM,
contrat d’accès à l’emploi)". La convention CIE ou (CAE) avec
l’ANPE devra être signée par l’employeur au plus tard un mois après
l’embauche du salarié.
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Les entreprises concernées : toute entreprise affiliée
obligatoirement au régime d’assurance chômage, ainsi que les
employeurs de pèche maritime, à l’exception des particuliers
employeurs et des entreprises ayant licencié pour raison économique
dans les 6 mois précédant l’embauche. |
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Les personnes concernées : les demandeurs d’emploi de
longue durée ou des personnes se trouvant dans des situations particulières
(jeunes sans qualification, bénéficiaires du RMI) peuvent bénéficier
d’un CIE (informez-vous auprès de votre agence locale pour
l’emploi). |
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Le contrat de travail : il doit être à durée indéterminée
ou à durée déterminée de 12 à 24 mois. Il doit prévoir un horaire
hebdomadaire de travail minimum de 16 heures (ou 69 heures par mois ou
708 heures par an). |
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La formation et le tutorat : la convention de CIE (ou de
CAE) peut prévoir, si nécessaire pour occuper le poste pro posé, une
formation ouvrant droit à une aide de l’Etat, a laquelle peut
s’ajouter dans certains cas, pour le CIE uniquement, une aide au
tutorat. |
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