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A -
Objectifs
Le Gouvernement s'est résolument engagé dans une
politique de simplification des procédures et des formalités imposées
aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises.
Cette démarche de simplification relève au premier
chef d'une exigence démocratique : il appartient aux
administrations et aux divers organismes qui participent au service
public de prendre en charge la complexité, au lieu d'en imposer les
conséquences aux usagers.
De surcroît, nombre de chefs d'entreprise, tout
particulièrement dans les PME, font valoir que la complexité
administrative constitue un obstacle à l'exercice optimal de leur
activité : ces formalités prennent du temps, qui ne peut dès
lors être consacré aux tâches productives; elles engendrent en outre
une insécurité juridique, puisque les erreurs, mêmes commises de
bonne foi, sont imputées à l'entreprise. La complexité constitue un véritable
frein à l'emploi, notamment dans les très nombreuses petites
entreprises.
Indépendamment de la mise en oeuvre de mesures plus
anciennes (chèque emploi-service, notamment), le Gouvernement a lancé
simultanément plusieurs chantiers : contrat unique
d'apprentissage, déclaration unique d'embauche, déclaration unique de
cotisations sociales...
Le dossier du bulletin de paie constitue un axe majeur
de cette politique de simplification, d'un triple point de vue. Il
s'agit d'abord d'un dossier symbolique, car la fiche de paie reproduit
visuellement la complexité du droit social sous ses diverses facettes.
Il est également emblématique de l'empilement des décisions de
multiples acteurs, qui n'ont guère pris en considération, jusqu'à présent,
les implications pratiques qui en découlent pour les entreprises comme
pour les salariés. Le bulletin de paie est enfin l'un des documents les
plus massivement diffusés : chaque année, 14 millions de salariés
du secteur privé reçoivent 168 millions de bulletins, dont 1,5 million
rédigés à la main.
C'est la raison pour laquelle le Gouvernement a confié
à M. Patrick Turbot, chef d'entreprise, et à une commission de
praticiens réunis autour de lui, le soin de porter un diagnostic et de
formuler des propositions. À partir de cette analyse d'une grande
qualité, une large concertation a été conduite avec les partenaires
sociaux, les organismes de protection sociale et les divers
professionnels du bulletin de paie. Cette concertation a permis de
valider l'analyse et l'essentiel des propositions du rapport.
La commission Turbot a invité l'État et les
partenaires sociaux à s'engager simultanément dans trois voies :
le « bulletin millésimé », des simplifications de fond et une
meilleure lisibilité :
-
Le bulletin millésimé est un bulletin dont les
différents paramètres ne varient pas en cours d'année : en
d'autres termes, les variations du salaire net ne résultent que des
variations du salaire brut.
Il constitue un objectif que doivent partager l'État et
les partenaires sociaux, négociateurs des conventions collectives et
gestionnaires des organismes de protection sociale.
Pour sa part, le Gouvernement s'est engagé dans cette
voie, en fixant depuis le 1er janvier 1997, un plafond annuel de la sécurité
sociale, au lieu de plafonds semestriels.
Les partenaires sociaux partagent également cet
objectif, sous la seule réserve des cas de force majeure : les décisions
prises ces dernières années au sein de l'UNEDIC ou des caisses de
retraite complémentaire ont retenu le principe d'une entrée en vigueur
des modifications au 1er janvier.
-
Les simplifications de fond suggérées par le
rapport Turbot requièrent des analyses approfondies et nécessiteront
des délais, compte tenu de leur impact financier.
Il en va ainsi pour l'État du rapprochement des
assiettes et des plafonds fiscaux et sociaux et pour les partenaires
sociaux, de l'harmonisation des taux ASSEDIC et ASF entre les tranches A
et B ou de la disparition de la distinction entre les tranches B et C
pour les cadres.
Mais il est clair que la prise de conscience provoquée
par le rapport Turbot a mis un terme à un processus de complexification
croissante, et que les évolutions à venir devront tenir le plus grand
compte de l'impératif de simplification.
-
L'amélioration de la lisibilité du bulletin de
paie fait l'objet de la présente circulaire.
Il convient de conserver à l'esprit que les
dispositions qui suivent ne remettent aucunement en cause les
obligations d'ordre juridique (législatives, réglementaires ou
conventionnelles) qui encadrent aujourd'hui la rédaction du bulletin.
Ce sont des indications qui ne sauraient recouvrir la
multiplicité des situations particulières, et qui requerront des
adaptations (apprentis, contrats aidés, situations de chômage
partiel...). Elles ont pour objet de fournir un guide pour toutes les
entreprises qui souhaitent s'engager dans une démarche de
simplification et de clarification, éventuellement après une
discussion entre l'employeur et les représentants des salariés. À
titre d'illustration, elles ne doivent pas interdire une
individualisation des bulletins de paie dans les entreprises qui offrent
des systèmes de prévoyance diversifiés à leurs salariés.
Ces suggestions devraient conduire les sociétés qui éditent
des logiciels de paie à proposer de nouveaux produits, simplifiés,
aussi bien qu'une adaptation des logiciels déjà installés dans les
entreprises.
Conformément aux conclusions du rapport Turbot, ces
mesures de simplification portent sur la partie la plus complexe du
bulletin : celle qui retrace les divers prélèvements sociaux et
fiscaux.
Elles sont centrées autour du principe : "une
ligne par organisme collecteur et par assiette".
L'objectif de la présente circulaire est double. Il
s'agit tout à la fois de :
-
Simplifier la confection du bulletin pour le chef
d'entreprise, en songeant tout particulièrement à ceux qui le rédigent
eux-mêmes;
-
Améliorer sa lisibilité pour le salarié, sans
omettre pour autant l'information à laquelle il doit légitimement
pouvoir accéder, s'il souhaite connaître les composantes de sa rémunération
et les prélèvements qui l'affectent.
Cette démarche est bien entendu cohérente avec le
chantier de la déclaration unique de cotisations sociales (DUCS).
Celle-ci existe actuellement sous la forme d'une déclaration imprimée,
qui peut être éditée par les logiciels de paie : tout au long de
l'année 1997, un processus d'informatisation montera en puissance, afin
de permettre l'envoi de la déclaration par Minitel ou par transfert de
fichiers. L'ensemble des obligations déclaratives des entreprises sera
progressivement simplifié, en rapport avec les termes de la présente
circulaire.
Celle-ci n'a pas d'incidence sur le livre de paie.
Enfin, compte tenu de la diversité des pratiques des
entreprises comme des outils de gestion dont elles disposent (bulletins
de paie réalisés manuellement ou par voie informatique, gestion de la
paie par des tiers, etc.), il appartient à chaque entreprise de définir
un calendrier de mise en oeuvre compatible avec ses propres contraintes
et notamment, avec l'adaptation de son plan de paie. La mise en oeuvre
de ces préconisations peut néanmoins prendre effet immédiatement dans
les entreprises qui le souhaitent.
B - Présentation du bulletin de paie
I - Les titres
La présente circulaire propose aux entreprises
d'apporter des simplifications significatives quant à la mention des
cotisations et des prélèvements salariaux et patronaux.
Dans cette perspective, la fusion de nombreuses lignes
tend à mieux faire apparaître l'objet des prélèvements sociaux et
fiscaux.
C'est pourquoi il est tout d'abord recommandé de
recourir à des titres, précisant la destination de ces prélèvements
par grande catégorie, à savoir :
-
Sécurité sociale;
-
Chômage;
-
Retraite complémentaire obligatoire;
-
Retraite supplémentaire et prévoyance;
-
CSG et CRDS
-
Autres charges patronales.
II - Les prélèvements sociaux et fiscaux
Sans préjudice des obligations d'information qui
figurent dans certaines conventions collectives, le Code du travail énumère
en son article R.143-2 les mentions qui doivent figurer sur le bulletin
de paie.
Celles qui figurent du 1o au 7o constituent la « tête
» du bulletin. Elles comportent deux types de données, qui n'ont pas
vocation à être affectées par la démarche de simplification :
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du 1o au 4o sont énumérés les éléments
d'identification de l'entreprise et du salarié ainsi que les références
de la convention collective applicable et la position du salarié
dans la classification conventionnelle; |
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du 5o au 7o figurent les composantes de la rémunération
brute du salarié. |
Par ailleurs, le 14o impose la mention de la date de
paiement du salaire et le 15o les dates de congé et le montant de
l'indemnité de congés payés, dont la présence est utile.
La simplification porte donc sur les seules données
figurant aux 8o à 13o, qui concernent les prélèvements fiscaux et
sociaux opérés sur les composantes du bulletin de paie. Celui-ci doit
notamment mentionner la nature et le montant des cotisations de sécurité
sociale, tant en ce qui concerne la part patronale que la part
salariale, le montant de la ristourne dégressive sur les bas salaires,
ainsi que le montant de la contribution sociale généralisée et celui
de la contribution pour le remboursement de la dette sociale.
La principale mesure de simplification consiste à
regrouper, par assiette et par collecteur, ces diverses cotisations
ainsi que toutes celles dont la mention n'est pas obligatoire, mais qui
figurent habituellement sur les bulletins de paie.
L'identité d'assiette permet de calculer le prélèvement
en appliquant à cette base un taux cumulé.
Pour que le salarié dispose d'une information détaillée
sur les prélèvements opérés, le contenu de chaque ligne pourra
figurer au pied du bulletin (ou en tout autre endroit), avec la
destination et le taux de chacun des prélèvements. Ces informations
peuvent également figurer sur une feuille annexée au seul premier
bulletin de l'année (ou au premier bulletin après l'embauche), sous réserve
de modifications éventuelles de ces informations en cours d'année.
L'indication du taux des prélèvements n'est toutefois
pas imposée par la réglementation. La colonne Taux peut donc n'être
pas remplie. Dans cette hypothèse, il apparaît hautement souhaitable
que l'information détaillée figure sur chaque bulletin ou lui soit
annexée.
2.1 - Les cotisations de sécurité sociale
Deux assiettes sont nécessaires à leur calcul, dès
lors que la couverture du risque « vieillesse » donne lieu à la
perception de deux cotisations, l'une sur la totalité de l'assiette,
l'autre sur une assiette plafonnée.
Les cotisations de sécurité sociale peuvent dès lors
être regroupées sur deux lignes :
- une ligne correspondant aux cotisations plafonnées;
une ligne correspondant aux cotisations déplafonnées.
Les taux respectifs de la cotisation patronale et de la
cotisation salariale doivent être distingués.
2.2 - La contribution sociale généralisée (CSG)
et la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS)
2.2.1 - La réduction du nombre de lignes
La loi de financement de la sécurité sociale no
96-1160 du 27 décembre 1996 a prévu que l'assiette de la CSG serait,
à compter du 1er janvier 1997, strictement alignée sur celle de la
CRDS en matière de revenus d'activité. Cette assiette est constituée
du salaire brut, majoré, le cas échéant, des cotisations patronales
destinées au financement de prestations complémentaires de retraite et
de prévoyance.
Dès lors, il est possible de regrouper ces deux prélèvements,
en additionnant leurs taux.
Toutefois, dans la mesure où 1 point de CSG est déductible
du revenu imposable, alors que 2,4 points de CSG et la CRDS ne sont pas
déductibles, il est préférable de mentionner la première, d'une
part, et les secondes, d'autre part, sur deux lignes distinctes.
De la sorte, le salarié disposera de l'intégralité
des éléments de calcul lui permettant d'appréhender la différence
entre le « net à payer » et le « net imposable ». Cette différence
intègre d'autres éléments de revenu, en particulier la contribution
salariale aux institutions de prévoyance.
2.2.2 - La simplification du calcul
En ce qui concerne la méthode de calcul de la CSG et de
la CRDS, il est possible de reporter sur le taux l'abattement de 5 % prévu
par la loi sur l'assiette.
En d'autres termes, au lieu d'appliquer, sur 95 % de
l'assiette, le taux légal de 2,9 % pour la CSG non déductible et la
CRDS, et de 1 % pour la CSG déductible, il est possible de simplifier
le calcul en appliquant, à l'intégralité de la rémunération brute,
un taux de 2,755 % pour la CRDS et la CSG non déductible et de 0,95 %
pour la CSG déductible.
Toutefois, cette manière de procéder ne peut être
adoptée en toutes circonstances. En effet, l'abattement de 5 % sur
l'assiette n'est applicable ni aux assiettes forfaitaires (cas des
formateurs occasionnels par exemple), ni aux indemnités journalières
de base versées aux salariés en congés de maladie par les employeurs
qui, en cas de subrogation, les font figurer sur les bulletins de paie.
Dans ces hypothèses, il conviendra :
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soit d'appliquer des taux différents pour la CSG et
la CRDS, selon la situation des salariés; |
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soit de continuer d'appliquer l'abattement sur
l'assiette pour l'ensemble des salariés. Cette seconde méthode ne
présente pas d'inconvénient pour les entreprises dotées d'un
logiciel de paie. |
2.2.3 - La CSG et la CRDS dues sur les contributions
patronales destinées au financement de prestations supplémentaires de
retraite et de prévoyance
Une mesure de simplification supplémentaire est
applicable dans un certain nombre de petites et moyennes entreprises.
L'employeur est autorisé à précompter au plus tard
sur le dernier bulletin de paie de l'année et à reverser en une seule
fois, à l'échéance à laquelle se rattache la paie ainsi précomptée,
le montant de la CSG et de la CRDS dû sur les contributions patronales
destinées au financement de prestations complémentaires de retraite et
de prévoyance, lorsque ce montant n'excède pas 1 % du plafond annuel
de la sécurité sociale par entreprise ou par établissement.
2.3 - Les régimes conventionnels légalement
obligatoires
2.3.1 - Assurance chômage
Les ASSEDIC sont compétentes pour recouvrer, outre les
cotisations d'assurance chômage, celles qui sont affectées à
l'Association pour la gestion du régime d'assurance des créances des
salariés (AGS) et à l'Association pour la structure financière (ASF).
Il est donc possible de mentionner sur une même ligne
ces trois prélèvements, eu égard à l'unicité de l'organisme
collecteur.
Dans un souci d'information du salarié, la ligne sera
intitulée « Assurance chômage (dont AGS) et ASF », et le taux de
chacun des prélèvements pourra figurer en pied de page.
2.3.2 - Retraite complémentaire
Le bulletin de paie doit faire apparaître les
cotisations dues au titre de l'Association des régimes de retraites
complémentaires (ARRCO) et, s'il y a lieu, les cotisations dues au
titre de l'Association générale des institutions de retraite des
cadres (AGIRC).
L'AGIRC procède également au recouvrement des
cotisations affectées à l'Association pour l'emploi des cadres (APEC).
Il est donc possible de mentionner sur une même ligne l'ensemble des
sommes collectées par l'AGIRC pour un salaire n'excédant pas quatre
fois le plafond.
La contribution exceptionnelle temporaire (CET) fera
l'objet d'une ligne particulière, car son assiette est distincte de
celle des autres cotisations collectées par l'AGIRC.
Dans un souci d'information du salarié, la ligne sera
intitulée : 'AGIRC (dont APEC)' et le taux de chacune des
cotisations pourra figurer en pied de page.
2.4 - Les autres taxes et contributions patronales légalement
obligatoires
Il s'agit de taxes et contributions obligatoires dues
par les seuls employeurs (taxe d'apprentissage, participation à
l'effort de construction, participation à la formation professionnelle
continue, contribution au Fonds national d'aide au logement, versement
de transport, taxe de 6 % notamment).
Ces prélèvements pèsent sur le coût du travail et
leur mention est donc cohérente avec le souci d'information du salarié.
Toutefois, il n'est pas nécessaire que le détail figure dans la partie
chiffrée du bulletin. Il est donc recommandé, dans un souci de
lisibilité du bulletin de paie, d'en mentionner uniquement le total
sous la rubrique générique "Autres charges patronales" et de
faire apparaître le détail, le cas échéant, en pied de bulletin.
2.5 - Les régimes facultatifs et les autres retenues
Quelle que soit leur origine (convention ou accord
collectif, ratification par référendum, décision unilatérale de
l'employeur, contrat de travail...), les régimes de retraite supplémentaire
et les régimes de prévoyance non obligatoires, dont le bénéfice peut
être accordé à tout ou partie des salariés d'une entreprise, sont
susceptibles de donner lieu à précompte sur salaire, dès lors que
leur financement est, au moins pour partie, assuré par les salariés
eux-mêmes.
Dans ces conditions, en application des dispositions de
l'article R.143-2 du Code du travail, la mention explicite de ce précompte
doit figurer sur le bulletin de paie.
Il en va de même pour toute retenue, quel qu'en soit le
motif (acompte sur salaire, par exemple).
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